Regulamin obowiązujący do 28.02.2007r.

UCHWAŁA Nr XXXI/385/01 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 26 kwietnia 2001r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

UCHWAŁA Nr XXXI/385/01
Rady Miejskiej w Gryfinie
z dnia 26 kwietnia 2001 r.


w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, zm.: Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496, Nr 132, poz. 622; z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734, Nr 123, poz. 775; z 1998 r. Nr 155, poz. 1014, Nr 162, poz. 1126; z 2000 r. Nr 26, poz. 306, Nr 48, poz. 552, Nr 62, poz. 718, Nr 88, poz. 985, Nr 91, poz. 1009, Nr 95, poz. 1041) Rada Miejska w Gryfinie uchwala, co następuje:

§ 1.

Uchwala się Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiący załącznik do uchwały.

§ 2.

Wykonanie uchwały powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino.

§ 3.

Traci moc uchwała Nr XXIX/312/97 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 19 lutego 1997 r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

§ 4. 

Uchwała wchodzi w życie z dniem ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Zachodniopomorskiego.

 

PRZEWODNICZĄCY RADY

Marek Kozicki

 

 

Załącznik do uchwały Nr XXX/385/01
Rady Miejskiej w Gryfinie
z dnia 26 kwietnia 2001r.

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIASTA I GMINY
W GRYFINIE

CZĘŚĆ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Rozdział 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

  1. "Gminie" - należy przez to rozumieć miasto i gminę Gryfino,
  2. "Radzie Miejskiej" - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Gryfinie,
  3. "Zarządzie" - należy przez to rozumieć Zarząd Miasta i Gminy Gryfino,
  4. "Burmistrzu" - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino,
  5. "Zastępcach Burmistrza" - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino,
  6. "Sekretarzu" - należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta i Gminy Gryfino,
  7. "Skarbniku" - należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta i Gminy Gryfino,
  8. "Kierowniku jednostki organizacyjnej gminy" - należy przez to rozumieć kierownika lub dyrektora jednostki organizacyjnej gminy,
  9. "Urzędzie" - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie,
  10. "Komórkach organizacyjnych Urzędu" - należy przez to rozumieć wydziały, biura lub referaty w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie,
  11. "Kierowniku komórki organizacyjnej Urzędu" - należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika biura, komendanta Straży Miejskiej, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
  12. "Statucie" - należy przez to rozumieć Statut Gminy Gryfino,
  13. "Regulaminie organizacyjnym" - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

§ 2.

Zarząd Miasta i Gminy Gryfino jest organem wykonawczym Rady Miejskiej w Gryfinie i wykonuje zadania:

  1. własne: wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, zm.: Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496, Nr 132, poz. 622; z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734, Nr 123, poz. 775; z 1998 r. Nr 155, poz. 1014, Nr 162, poz. 1126; z 2000 r. Nr 26, poz. 306, Nr 48, poz. 552, Nr 62, poz. 718, Nr 88, poz. 985, Nr 91, poz. 1009, Nr 95, poz. 1041), ustaw szczególnych i uchwał Rady Miejskiej,
  2. zlecone - z zakresu administracji rządowej i na podstawie ustaw szczególnych,
  3. przyjęte - w drodze porozumień.

§ 3. 

  1. Zarząd Miasta i Gminy Gryfino wykonuje zadania określone w § 2 przy pomocy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.
  2. Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie zwany dalej "Urzędem" jest jednostką organizacyjną gminy zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną Zarządu Miasta i Gminy Gryfino i Rady Miejskiej w Gryfinie i jej organów wewnętrznych. Stanowi wyodrębniony organizacyjnie zespół ludzi i środków powołanych do realizacji kompetencji Zarządu.
  3. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.
  4. Siedzibą Urzędu jest miasto Gryfino.

§ 4. 

  1. Szczegółową organizację oraz zasady funkcjonowania i zadania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu ustala niniejszy Regulamin Organizacyjny.
  2. Regulamin Organizacyjny określa w szczególności:
    2.1. zasady kierowania Urzędem,
    2.2. obowiązki i kompetencje kierownictwa Urzędu,
    2.3. organizację wewnętrzną Urzędu,
    2.4. zakresy działania komórek organizacyjnych Urzędu,
    2.5. tryb pracy Urzędu oraz niektóre procedury wewnętrzne.

§ 5. 

Urząd działa na podstawie:

  1. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, zm.: Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496, Nr 132, poz. 622; z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734, Nr 123, poz. 775; z 1998 r. Nr 155, poz. 1014, Nr 162, poz. 1126; z 2000 r. Nr 26, poz. 306, Nr 48, poz. 552, Nr 62, poz. 718, Nr 88, poz. 985, Nr 91, poz. 1009, Nr 95, poz. 1041),
  2. Statutu Gminy Gryfino,
  3. niniejszego Regulaminu,
  4. regulaminów i instrukcji wewnętrznych:
    4.1. regulaminu pracy,
    4.2. regulaminów wewnętrznych wydziałów opracowywanych przez kierowników komórek organizacyjnych urzędu i zatwierdzanych przez Burmistrza,
    4.3. regulaminu wynagradzania,
    4.4. regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
    4.5. instrukcji kancelaryjnej,
    4.6. instrukcji obiegu dokumentów księgowych,
    4.7. instrukcji kasowej,
    4.8. instrukcji inwentaryzacyjnej,
    4.9. instrukcji ochrony danych osobowych,
    4.10. instrukcji ochrony informacji niejawnych.

Rozdział 2.
KIEROWNIK URZĘDU I JEGO ZASTĘPCY

§ 6. 

  1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
  2. Burmistrz organizuje pracę Zarządu oraz Urzędu i jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy z tym zastrzeżeniem, że decydowanie o zatrudnianiu i zwalnianiu kierowników jednostek organizacyjnych gminy, ich zastępców i głównych księgowych należy do kompetencji Zarządu.
  3. Burmistrz kieruje Urzędem przy pomocy dwóch Zastępców, Sekretarza, Skarbnika (głównego księgowego budżetu), oraz Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu.

§ 7.

 Do wyłącznych kompetencji Burmistrza należy:

  1. organizowanie pracy Zarządu,
  2. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy,
  3. reprezentowanie Gminy na zewnątrz,
  4. prowadzenie gospodarki finansowej Urzędu,
  5. podejmowanie czynności należących do kompetencji Zarządu w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
  6. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
  7. składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy (w ramach upoważnienia ustalonego przez Zarząd lub Radę Miejską),
  8. ogłaszanie uchwał Rady Miejskiej, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu gminy oraz przedkładanie uchwał Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
  9. wykonywanie uchwał Rady Miejskiej oraz uchwał Zarządu,
  10. przedkładanie na sesjach Rady Miejskiej i posiedzeniach Zarządu sprawozdań z wykonania uchwał,
  11. reprezentowanie Gminy i jej organów w postępowaniu sądowym, administracyjnym a także przed Trybunałem Konstytucyjnym oraz innymi organami administracji rządowej,
  12. odpowiadanie w imieniu Zarządu za wykorzystanie mienia komunalnego zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie Miejskiej i Zarządowi,
  13. załatwianie wniosków posłów i senatorów oraz interpelacji radnych Rady Miejskiej,
  14. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym uprawnień wynikających ze Statutu,
  15. koordynowanie działalności służb użyteczności publicznej,
  16. podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów,
  17. zatwierdzanie regulaminu pracy Urzędu, instrukcji i regulaminów wewnętrznych oraz wydawanie zarządzeń,
  18. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza przepisami prawa i uchwałami Rady Miejskiej.

§ 8.

  1. Burmistrz z mocy prawa jest kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego (Prawo o aktach stanu cywilnego - Dz. U. Nr 36, poz. 180, zm.: z 1989 r. Nr 19, poz. 132, Nr 29, poz. 154; z 1990 r. Nr 34, poz. 198; z 1995 r. Nr 83, poz. 417; z 1998 r. Nr 117, poz. 757; z 1999 r. Nr 52, poz. 532).
  2. Rada Miejska (na podstawie art. 6 pkt 3 cytowanej w ust. 1 ustawy) może powołać innego kierownika urzędu stanu cywilnego i jego zastępcę.

§ 9.

  1. Zastępcy Burmistrza są wybierani przez Radę Miejską na wniosek Burmistrza.
  2. Stosunek pracy z zatrudnionymi w Urzędzie Zastępcami Burmistrza nawiązuje Burmistrz.
  3. Do zadań Zastępców Burmistrza należy nadzorowanie podległych im komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy wynikające ze schematu organizacyjnego Urzędu, który stanowi załącznik nr 1 oraz wykazu jednostek organizacyjnych gminy stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 10. 

Do zadań Zastępcy Burmistrza - symbol BW - należy:

  1. nadzór nad działalnością podległych mu komórek organizacyjnymi Urzędu:
    1.1. Wydziału Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami w zakresie:
    1.1.1. gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości,
    1.1.2. organizacji i przeprowadzania spisów rolnych,
    1.1.3. czynności związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności przysługującego osobom fizycznym,
    1.1.4. wydawania zezwoleń na handel alkoholem,
    1.1.5. ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych oraz kontroli przestrzegania przepisów prawa przez przedsiębiorców,
    1.2. Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych w zakresie:
    1.2.1. organizacji działalności przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjum oraz gminnych placówek oświatowo–wychowawczych,
    1.2.2. działalności związanej z ochroną dóbr kultury,
    1.2.3. spraw związanych z realizacją i finansowaniem zadań własnych gminy w zakresie kultury fizycznej,
    1.2.4. działalności związanej z gospodarką terenami, obiektami oraz urządzeniami sportowymi i rekreacyjnymi,
    1.2.5. realizacji programów rozwoju kultury fizycznej i sportu,
    1.2.6. koordynacji działalności placówek upowszechniania kultury,
    1.2.7. działalności Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
    1.2.8. koordynacji działań w zakresie opieki społecznej.
  2. współdziałanie z jednostkami pomocniczymi gminy,
  3. nadzór merytoryczny nad działalnością niżej wymienionych jednostek organizacyjnych gminy, których szczegółowy wykaz zawiera załącznik nr 2 niniejszego regulaminu:
    3.1. Zakład Ekonomiczno–Administracyjny Szkół,
    3.2. Przedszkola,
    3.3. Szkoły Podstawowe,
    3.4. Gimnazjum,
    3.5. Międzyszkolny Ośrodek Sportowy,
    3.6. Młodzieżowy Dom Kultury,
    3.7. Gryfiński Dom Kultury,
    3.8. Biblioteka Publiczna,
    3.9. Ośrodek Pomocy Społecznej,
    3.10. Ośrodek Wypoczynku i Rekreacji.

§ 11. 

Do zadań Zastępcy Burmistrza - symbol BM - należy nadzór nad działalnością niżej wymienionych podległych mu komórek organizacyjnych Urzędu:

  1. Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji w zakresie:
    1.1. opracowywania programów rozwoju gospodarczego gminy,
    1.2. opracowywania strategii gminy i studium zagospodarowania przestrzennego,
    1.3. przedsięwzięć w zakresie rozbudowy infrastruktury komunalnej gminy,
    1.4. przygotowywania terenów budowlanych,
    1.5. opracowywania i realizacji planów zagospodarowywania przestrzennego gminy,
    1.6. opracowywania rocznych, kadencyjnych i wieloletnich planów w zakresie zadań inwestycyjnych gminy,
    1.7. prowadzenia i rozliczania inwestycji gminnych,
    1.8. opracowywania planów inwestycji i remontów w jednostkach organizacyjnych gminy,
    1.9. prowadzenia i rozliczania inwestycji i remontów w jednostkach organizacyjnych gminy,
    1.10. współpracy z organizacjami samorządu gospodarczego,
    1.11. promowania przedsiębiorczości na terenie gminy, powiatu i województwa,
    1.12. prowadzenia działalności informacyjnej, oświatowej i szkoleniowej w zakresie rozwoju przedsiębiorczości,
  2. Wydziału Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska w zakresie:
    2.1. gospodarowania gminnym zasobem mieszkaniowym,
    2.2. spraw związanych z gospodarką odpadami na terenie gminy,
    2.3. utrzymania porządku i czystości na terenie gminie,
    2.4. ochrony zieleni i środowiska,
    2.5. koordynacji funkcjonowania urządzeń infrastruktury technicznej na terenie gminy,
    2.6. Współpracy wydziału z zarządcami dróg publicznych w zakresie utrzymania dróg
    2.7. koordynacji działań dotyczących funkcjonowania komunikacji zbiorowej.
    2.8.koordynacji spraw związanych z działalnością spółek komunalnych,
  3. Straży Miejskiej w zakresie:
    3.1. wykonywania zadań Straży Miejskiej wynikających z ustaw i aktów prawa miejscowego dotyczących ochrony i utrzymania porządku publicznego,
    3.2. organizacji i dyscypliny pracy Straży Miejskiej,
    3.3. koordynacji i kontroli wykorzystania samochodu służbowego Straży Miejskiej,

§ 12.

  1. Sekretarz Miasta i Gminy jest powoływany przez Radę Miejską na wniosek przewodniczącego Zarządu.
  2. Stosunek pracy z zatrudnionym w urzędzie sekretarzem nawiązuje Burmistrz.
  3. Sekretarz Miasta i Gminy zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz nadzoruje działania podległych mu komórek organizacyjnych Urzędu, które uwidocznione są w schemacie organizacyjnym Urzędu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  4. Do szczególnych zadań Sekretarza należy:
    4.1. zapewnienie zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami,
    4.2. organizacja pracy Urzędu i koordynacja działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne,
    4.3. nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej Urzędu,
    4.4. opracowywanie procedur, organizacja szkoleń oraz opracowywanie systemu ocen pracowników,
    4.5. opracowywanie polityki kadrowej i procedur kadrowych w urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy (w odniesieniu do stanowisk kierowniczych),
    4.6. nadzór nad prowadzeniem rejestrów i zbiorów akt prawa miejscowego,
    4.7. nadzór nad poprawnością i zgodnością z prawem wydawanych decyzji,
    4.8. nadzór nad prowadzeniem rejestru i rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji,
    4.9. organizowanie wspólnie z właściwym zastępcą Burmistrza współdziałania z jednostkami pomocniczymi gminy,
    4.10. zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym,
    4.11. inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
    4.12. zapewnienie obsługi prawnej Urzędu,
    4.13. prowadzenie spraw osobowych Urzędu,
    4.14. potwierdzanie własnoręczności podpisów obywateli,
    4.15. potwierdzanie zgodności kopii dokumentów z oryginałami,
    4.16. sporządzanie testamentów allograficznych,
    4.17. dekretowanie korespondencji,
    4.18. wykonywanie zadań Urzędnika Wyborczego, które wynikają z przepisów szczególnych,
    4.19. nadzorowanie ochrony informacji niejawnych i innych tajemnic prawem chronionych, w tym nadzór nad ochroną danych osobowych,
    4.20. informowanie mediów o działalności, programach i pracy Rady Miejskiej, Zarządu Miasta i Gminy, Burmistrza i Urzędu oraz zapewnienie dziennikarzom dostępu do informacji w granicach przewidzianych przepisami ustaw: Prawo prasowe, ustawa o ochronie danych osobowych oraz udzielanie w granicach upoważnienia odpowiedzi na krytykę i interwencję prasową,
    4.21. wykonywanie innych prac zleconych przez Burmistrza,
    4.22. podpisywanie zaświadczeń wydawanych na podstawie dokumentów znajdujących się w Urzędzie - w granicach umocowania otrzymanego przez Burmistrza.

§ 13.

  1. Skarbnik Miasta i Gminy jest powoływany przez Radę Miejską na wniosek przewodniczącego Zarządu.
  2. Stosunek pracy ze skarbnikiem zatrudnionym w urzędzie nawiązuje Burmistrz.
  3. Skarbnik Miasta i Gminy sprawuje nadzór nad podległymi mu wydziałami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi uwidocznionymi w schemacie organizacyjnym Urzędu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  4. Do szczególnych zadań Skarbnika należy:
    4.1. prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na:
    4.1.1. zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostek, sporządzania kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej,
    4.1.2. bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonawczych zadań i sprawozdawczości finansowej,
    4.1.3. nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki oraz jednostki nie bilansujące samodzielnie.
    4.2. prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami,
    4.3. analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostek,
    4.4. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
    4.4.1. wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,
    4.4.2. wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmian,
    4.4.3. następnej kontroli operacji gospodarczych jednostek stanowiących przedmiot księgowań,
    4.5. kierowanie pracą podległych komórek organizacyjnych Urzędu,
    4.6. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Burmistrza, dotyczących prowadzenia rachunkowości,
    4.7. wstępna kontrola legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżet oraz jego zmian,
    4.8. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz,
    4.9. stosowanie, przestrzeganie i egzekwowanie obowiązujących przepisów prawa.

Rozdział 3.

OGÓLNA ORGANIZACJA
URZĘDU MIASTA I GMINY W GRYFINIE

§ 14. 

  1. Burmistrzowi Miasta i Gminy - symbol B, podlegają bezpośrednio:
    1.1. Zastępca Burmistrza - symbol BM,
    1.2. Zastępca Burmistrza - symbol BW,
    1.3. Sekretarz - symbol SE,
    1.4. Skarbnik - symbol SK,
    1.5. Kontrola Wewnętrzna - symbol BKW,
    1.6. Biuro Obsługi Rady i Zarządu - symbol BOR,
    1.7. Urząd Stanu Cywilnego - symbol USC,
    1.8. Pion Ochrony Informacji Niejawnych - symbol BOI,
    1.9. Komendant Gminny Ochotniczych Straży Pożarnych - symbol OSP.
  2. W skład komórek organizacyjnych Urzędu podległych bezpośrednio Zastępcy Burmistrza - symbol BM - wchodzą:
    2.1. Wydział Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji - symbol BMP,
    2.2. Wydział Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska - symbol BMK,
    2.3. Straż Miejska - symbol BMS.
  3. W skład komórek organizacyjnych Urzędu podległych bezpośrednio Zastępcy Burmistrza - symbol BW - wchodzą:
    3.1. Wydział Edukacji i Spraw Społecznych - symbol BWS,
    3.2. Wydział Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami - symbol BWG.
  4. W skład komórek organizacyjnych Urzędu podległych bezpośrednio Sekretarzowi - symbol SE - wchodzą:
    4.1. Wydział Spraw Obywatelskich - symbol SEC,
    4.2. Wydział Spraw Organizacyjnych - symbol SEO,
    4.3. Biuro Promocji, Informacji i Współpracy Międzynarodowej - symbol SEP.
  5. W skład komórek organizacyjnych Urzędu podległych bezpośrednio Skarbnikowi - symbol SK - wchodzą:
    5.1. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych - symbol SKP,
    5.2. Wydział Finansowo - Księgowy - symbol SKF.

§ 15.

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział 4.

OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKÓW KOMÓREK
ORGANIZACYJNYCH URZĘDU ORAZ POZOSTAŁYCH PRACOWNIKÓW

§ 16. 

  1. Komórki organizacyjne wchodzące w skład Urzędu dzielą się na stanowiska pracy jednoosobowe lub wieloosobowe. Komórki organizacyjne Urzędu o bardziej zróżnicowanych zadaniach i o większej liczbie pracowników dzielą się na referaty, które wymienione zostały szczegółowo w opisie zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.
  2. Wydziały, referaty i biura są tworzone przez Burmistrza na podstawie niniejszego regulaminu. Burmistrz określa ponadto liczebność etatową wydziałów uwzględniając zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu a także możliwości finansowe budżetu Urzędu.
  3. Wydziałami kierują - naczelnicy, Referatami, Biurem Obsługi Rady oraz Biurem Promocji, Informacji i Współpracy Międzynarodowej - kierownicy.
  4. Urzędem Stanu Cywilnego kieruje kierownik, powoływany przez Radę Miejską na wniosek Burmistrza.
    4.1. Rada Miejska na wniosek Burmistrza powołuje zastępcę kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
  5. Strażą Miejską kieruje komendant, powoływany i odwoływany przez Zarząd po zasięgnięciu opinii właściwego terytorialnie komendanta wojewódzkiego Policji,
    5.1. Zarząd Miasta i Gminy na wniosek Burmistrza powołuje zastępcę komendanta Straży Miejskiej.
  6. Burmistrz na podstawie niniejszego regulaminu zatrudnia zastępców naczelników w Wydziale Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami i w Wydziale Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji.

§ 17. 

Do podstawowych obowiązków osób kierujących wydziałami należy:

  1. zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań wydziału,
  2. programowanie zadań i organizowanie pracy wydziału,
  3. załatwianie spraw i podejmowanie rozstrzygnięć na podstawie niniejszego regulaminu oraz w zakresie udzielonych pełnomocnictw i upoważnień,
  4. opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy i projektów planów finansowych w zakresie zadań powierzonych wydziałowi,
  5. sporządzanie układu wykonawczego budżetu gminy w zakresie zadań powierzonych wydziałowi,
  6. dysponowanie środkami budżetowymi w zakresie zadań powierzonych wydziałowi z zachowaniem zasad: celowości, oszczędności, rzetelności, gospodarności oraz dyscypliny budżetowej,
  7. przygotowywanie projektów uchwał Zarządu i Rady oraz wykonywanie podjętych uchwał,
  8. przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
  9. sporządzanie wniosków w sprawach wymagających rozstrzygnięcia przez Zarząd,
  10. współdziałanie z naczelnikami innych wydziałów w sprawach wymagających porozumień, uzgodnień, zajęcia stanowiska lub wyrażenia opinii,
  11. załatwianie spraw z zakresu skarg, wniosków, petycji,
  12. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników wydziału: Statutu, Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy, Regulaminu Wewnętrznego Wydziału oraz zarządzeń Burmistrza,
  13. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników wydziału tajemnicy służbowej oraz innych tajemnic prawem chronionych, w tym szczególnie przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych,
  14. nadzór nad aktualizacją przepisów i zbiorów orzeczeń w sprawach należących do zadań wydziału,
  15. usprawnianie organizacji, metod i form pracy wydziału przy uwzględnieniu zasad upraszczania procedur postępowania przy załatwianiu spraw,
  16. dbałość o kompetentną, sprawną i kulturalną obsługę interesantów,
  17. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników obowiązujących przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w tym przepisów przeciwpożarowych,
  18. udział w sesjach Rady Miejskiej, posiedzeniach Zarządu, posiedzeniach komisji Rady Miejskiej na podstawie polecenia Burmistrza,
  19. zapewnienie sprawnego i szybkiego przekazywania podległym pracownikom spraw otrzymywanych w formie uchwał, zarządzeń, komunikatów, dyrektyw, poleceń służbowych, jak również dopilnowanie, aby podlegli pracownicy dokładnie się z nimi zapoznali.

§ 18.

 Do obowiązków wszystkich pracowników Urzędu należy:

  1. należyte i terminowe wykonywanie powierzonych im zadań przy wykorzystaniu wymaganej wiedzy fachowej,
  2. znajomość aktów normatywnych, niezbędnych do prawidłowego załatwiania spraw,
  3. załatwianie spraw w sposób wyczerpujący i kompleksowy na podstawie skompletowanych materiałów i informacji,
  4. referowanie przełożonym spraw w sposób obiektywny i zgodny z posiadaną wiedzą,
  5. terminowe i sumienne wykonywanie poleceń przełożonych,
  6. dbałość o porządek w miejscu pracy oraz właściwe zabezpieczenie powierzonych dokumentów służbowych i innych materiałów,
  7. wykazywanie inicjatyw w podejmowaniu spraw i problemów wynikających w toku pracy i występowanie z wnioskami do przełożonych,
  8. bieżąca aktualizacja posiadanej wiedzy niezbędnej do prawidłowego załatwiania spraw,
  9. przestrzeganie dyscypliny pracy oraz ustalonego porządku,
  10. zachowanie tajemnicy służbowej oraz innych tajemnic prawem chronionych w tym ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych,
  11. zgłoszenie przełożonemu na piśmie wniosku o wyłączenie z prowadzenia spraw, które dotyczą bezpośrednio interesu prawnego pracownika lub członków jego rodziny.

§ 19.

Do pracowników Urzędu w zakresie ich praw i obowiązków mają zastosowanie przepisy regulujące status prawny pracowników samorządu określone w ustawie o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 1990 r. Nr 21, poz. 124, zm.: z 1990 r., Dz. U. Nr 43, poz. 253; z 1994 r. Dz. U. Nr 98, poz. 471; z 1997 r., Dz. U. Nr 9, poz. 43, Dz. U. Nr 28, poz. 153; z 1998 r., Dz. U. Nr 162, poz. 1118, Dz. U. Nr 162, poz. 1126; z 2000 r., Dz. U. Nr 12, poz. 136, Dz. U. Nr 26, poz. 306, Dz. U. Nr 109, poz. 1165).

Rozdział 5.

ZASADY WSPÓŁPRACY MIĘDZY KOMÓRKAMI ORGANIZACYJNYMI URZĘDU

§ 20. 

  1. Współpraca między komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się na zasadach ustanowionych w niniejszym rozdziale.
  2. W sprawach przedstawianych do zatwierdzania przez Burmistrza lub Zarząd obowiązuje zasada uprzedniego uzgodnienia stanowiska zainteresowanych komórek, których sprawa dotyczy. W przypadku różnicy stanowisk obowiązuje zasada przekazania Burmistrzowi informacji o rozbieżnościach.
  3. Przedstawianie spraw Burmistrzowi lub Zarządowi odbywa się zgodnie z przyjętym w Regulaminie podziałem zadań w komórkach organizacyjnych Urzędu.

§ 21.

  1. We współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnym Urzędu obowiązują następujące zasady:
    1.1. stanowiska, opinie, wnioski, itp. przesyłane do innych komórek organizacyjnych wymagają podpisu naczelnika (kierownika) komórki organizacyjnej Urzędu,
    1.2. sprawy przesyłane do uzgodnienia załatwia się bez zbędnej zwłoki.
  2. W przypadku zaistnienia sporów kompetencyjnych pomiędzy:
    2.1. komórkami organizacyjnymi podległymi jednemu zwierzchnikowi - spór rozstrzyga zwierzchnik komórek organizacyjnych,
    2.2. innymi komórkami organizacyjnymi - spór rozstrzyga Burmistrz.
  3. Naczelnicy (kierownicy) komórek organizacyjnych Urzędu, w ramach zadań przypisanych komórkom, wykonywanych we współpracy bądź przy współudziale jednostek organizacyjnych gminy utrzymują stałe kontakty służbowe z kierownikami tych jednostek.

§ 22.

  1. Niezależnie od struktury organizacyjnej Urzędu wprowadzonej niniejszym Regulaminem - do rozwiązywania szczególnych problemów związanych z funkcjonowaniem gminy w zakresie wykonywania zadań publicznych, Burmistrz może powołać, w drodze zarządzenia wewnętrznego, zespoły lub komisje zadaniowe.
  2. W skład zespołów lub komisji zadaniowych mogą wchodzić pracownicy Urzędu oraz inne osoby spoza ich grona.

§ 23.

 Zasady i sposób wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów reguluje Instrukcja Kancelaryjna dla organów gmin i związków gminnych wprowadzona w życie rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w powyższej sprawie (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) oraz wprowadzona na jej podstawie Instrukcja Kancelaryjna dla Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, który jest jednostką organizacyjną gminy.

CZĘŚĆ II

SZCZEGÓŁOWA ORGANIZACJA I ZAKRES DZIAŁANIA
KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
URZĘDU MIASTA I GMINY W GRYFINIE

Rozdział 1.

ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

§ 24.

Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu należy:

  1. inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań,
  2. planowanie zadań należących do wydziału,
  3. wykonywanie zadań związanych z planowaniem i realizacją budżetu,
  4. przygotowywanie projektów uchwał Zarządu i Rady Miejskiej,
  5. prowadzenie postępowania administracyjnego i podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie określonym w upoważnieniu Burmistrza i Zarządu,
  6. reprezentowanie Urzędu, Zarządu i Burmistrza w postępowaniu przed Naczelnym Sądem Administracyjnym i sądami powszechnymi na podstawie udzielonych pełnomocnictw,
  7. rozpatrywanie interpelacji radnych, wniosków posłów i senatorów oraz skarg, wniosków i petycji interesantów,
  8. ochrona tajemnicy służbowej i innych tajemnic prawem chronionych, w tym ochrona danych osobowych i ochrona informacji niejawnych,
  9. realizacja przepisów i przestrzeganie ustawy o zamówieniach publicznych.

Rozdział 2.

SZCZEGÓŁOWE ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

I. PION BURMISTRZA (Symbol B)

§ 25.

 URZĄD STANU CYWILNEGO (SYMBOL USC)

  1. Urzędem Stanu Cywilnego kieruje kierownik, powoływany przez Radę Miejską na wniosek Burmistrza.
  2. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:
    2.1. przyjmowanie zapewnień o wstąpieniu w związek małżeński wraz z dokumentami wynikającymi z przepisów określonych prawem,
    2.2. przyjmowanie w formie uroczystej oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński,
    2.3. wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa dla małżeństw konkordatowych,
    2.4. sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
    2.5. sporządzanie w księgach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych na podstawie decyzji administracyjnych, orzeczeń sądowych, oświadczeń stron i zawiadomień z innych Urzędów Stanu Cywilnego,
    2.6. przyjmowanie oświadczeń o: uznaniu dziecka przez ojca, nadaniu dziecku nazwiska męża lub matki, wyborze nazwisk przy zawieraniu małżeństwa, powrocie osób rozwiedzionych do poprzedniego nazwiska, o zmianie nadanego już imienia dziecka,
    2.7. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,
    2.8. prowadzenie postępowania dowodowego i wyjaśniającego w celu wydania decyzji administracyjnych w sprawach: umiejscawiania aktów sporządzonych za granicą, odtwarzanie aktów zaistniałych za granicą, wzmianek i przypisków pochodzących od państw obcych, prostowania oczywistych błędów pisarskich w aktach stanu cywilnego, skrócenia ustawowego okresu wyczekiwania do zawarcia małżeństwa, unieważnienia wzmianki marginesowej w akcie stanu cywilnego,
    2.9. archiwizowanie akt stanu cywilnego,
    2.10. sporządzanie wymaganej sprawozdawczości z zakresu działania USC,
    2.11. współpraca z Wydziałem Spraw Obywatelskich oraz z biurami ewidencji i Urzędami Stanu Cywilnego na terenie kraju w zakresie zmian stanu cywilnego osób lub zmian w akcie stanu cywilnego,
    2.12. przygotowywanie i obsługa uroczystości z okazji długoletniego pożycia małżeńskiego.

§ 26.

BIURO OBSŁUGI RADY I ZARZĄDU (SYMBOL BOR)

  1. Biurem Obsługi Rady i Zarządu kieruje kierownik.
  2. Do Biura Obsługi Rady i Zarządu należą sprawy:
    2.1. obsługa Rady i radnych, w tym:
    2.1.1. powiadamianie o zwoływanych posiedzeniach, przygotowywanie, kompletowanie oraz powielanie materiałów sesyjnych,
    2.1.2. opracowywanie projektów planów pracy Rady,
    2.1.3. protokołowanie przebiegu obrad Rady oraz obsługa radnych na sesji,
    2.1.4. ewidencjonowanie interpelacji i wniosków radnych oraz ewidencjonowanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,
    2.1.5. prowadzenie ewidencji zbioru uchwał Rady,
    2.1.6. przekazywanie uchwał Rady zainteresowanym komórkom organizacyjnym Urzędu, jednostkom organizacyjnym gminy, Wojewodzie oraz przekazywanie uchwał do publikacji,
    2.1.7. prowadzenie całości dokumentacji zawiązanej z działalnością Rady,
    2.1.8. przygotowanie organizacyjne i techniczne Sesji,
    2.1.9. przekazywanie radnym niezbędnych materiałów, związanych z działalnością Rady,
    2.1.10. udzielanie radnym pomocy w wykonywaniu ich funkcji,
    2.1.11. przekazywanie informacji o spotkaniach,
    2.1.12. prowadzenie dokumentacji związanej z wykonywaniem mandatu radnego,
    2.1.13. prowadzenie spraw finansowo - rozliczeniowych, związanych ze szkoleniami, dietami, delegacjami,
    2.1.14. odbieranie oświadczeń majątkowych radnych gminy i przekazywanie ich do Kancelarii Tajnej,
    2.1.15. przygotowywanie terminarza dyżurów radnych, zawiadamianie radnych o terminach i miejscu pełnionego dyżuru oraz ogłaszanie terminarza dyżurów w prasie i na tablicy ogłoszeń Urzędu,
    2.2. obsługa komisji Rady, w tym:
    2.2.1. powiadamianie o zwoływanych posiedzeniach,
    2.2.2. przygotowywanie kompletów materiałów na posiedzenie komisji,
    2.2.3. protokołowanie przebiegu posiedzeń komisji,
    2.2.4. prowadzenie rejestru wniosków,
    2.2.5. przekazywanie zainteresowanym wniosków komisji,
    2.2.6. przygotowywanie wykazu stanowisk komisji,
    2.2.7. utrzymywanie stałego kontaktu z przewodniczącymi komisji, w celu terminowej realizacji przyjętego planu pracy komisji,
    2.3. obsługa klubów radnych, w tym:
    2.3.1. zapewnienie warunków lokalowych i technicznych dla pracy klubu,
    2.3.2. powiadamianie o zwoływanych przez przewodniczących klubów posiedzeniach,
    2.4. obsługa Zarządu, w tym:
    2.4.1. sporządzanie projektów porządku obrad,
    2.4.2. kompletowanie i powielanie wniosków do porządku obrad Zarządu,
    2.4.3. protokołowanie posiedzeń Zarządu,
    2.4.4. prowadzenie ewidencji uchwał Zarządu,
    2.5. sporządzanie list wypłat diet sołtysów oraz wypłaty tych diet,
    2.6. sporządzanie list kandydatów na ławników,
    2.7. organizacyjne i techniczne przygotowanie wyborów ławników,
    2.8. udostępnienie do wglądu protokołów wyboru ofert na zadania zlecone, dotowane z budżetu
    2.9. udostępnienie do wglądu mieszkańcom protokołów z posiedzeń Rady i uchwał Rady
    2.10. prowadzenie zbioru i udostępnianie do wglądu Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich oraz aktów prawa miejscowego.

§ 27.

 KONTROLA WEWNĘTRZNA (BKW)

  1. Komórka kontroli wewnętrznej podlega bezpośrednio Burmistrzowi.
  2. Do zadań kontroli wewnętrznej należą sprawy:
    2.1. przeprowadzania kontroli:
    2.1.1. wewnętrznych w Urzędzie - zlecanych przez Burmistrza,
    2.1.2. jednostek organizacyjnych gminy i spółek prawa handlowego, w których gmina ma więcej niż 50% udziałów - zlecanych przez Zarząd,
    2.1.3. jednostek organizacyjnych wykonujących zadania publiczne na podstawie umowy zlecenia zadania publicznego i sposobu wykorzystania udzielanych dotacji - zlecanych przez Zarząd.
    2.2. opracowywanie planów kontroli poprzez:
    2.2.1. wnikliwą analizę zamierzeń kontrolnych co do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu na etapie planowania kontroli,
    2.2.2. koordynowanie podmiotowego i przedmiotowego zakresu planowanych kontroli oraz terminów ich przeprowadzania,
    2.2.3. opracowywanie projektu planu kontroli Urzędu w określonym okresie czasu (kwartał, półrocze, rok),
    2.3. sporządzania okresowej analizy z przeprowadzanych kontroli w Urzędzie zawierającej m.in.:
    2.3.1. ocenę merytoryczną ustaleń zawartych w protokołach i sprawozdaniach z kontroli,
    2.3.2. ocenę dokumentacji pokontrolnej w zakresie przestrzegania trybu i zasad przeprowadzania kontroli,
    2.3.3. ocenę realizacji wyników kontroli, a zwłaszcza stawianych wniosków pokontrolnych,
    2.3.4. przedkładania Burmistrzowi i Zarządowi zamierzeń kontrolnych w przyszłych okresach,
    2.4. prowadzenia bieżącej analizy wyników kontroli dokonywanych przez zewnętrzne organy kontrolne, w tym kontroli stopnia wykonania wniosków pokontrolnych oraz terminowości udzielania informacji o ich realizacji,
    2.5. organizowania i prowadzenia szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania wyników kontroli.

§ 28.

PION OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH (SYMBOL BOI)

  1. Pion Ochrony Informacji Niejawnych podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta i Gminy.
  2. W celu realizacji zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych Burmistrz powołuje Pełnomocnika do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych.
  3. Do zadań Pełnomocnika Burmistrza do Spraw Ochrony informacji Niejawnych należą sprawy:
    3.1. zapewnienia fizycznej ochrony Urzędu,
    3.2. kontroli przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
    3.3. wyjaśniania okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych i ewentualne informowanie Burmistrza oraz służb ochrony państwa o takich wydarzeniach,
    3.4. przygotowywania decyzji w sprawie określenia wykazu stanowisk w Urzędzie, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych,
    3.5. opracowywania planu ochrony urzędu i nadzorowania jego realizacji,
    3.6. opracowywania szczególnych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" i "poufne", w komórkach organizacyjnych Urzędu i przedkładanie ich do zatwierdzenia przez Burmistrza,
    3.7. prowadzenia zwykłych postępowań sprawdzających na pisemne polecenie Burmistrza,
    3.8. współpracy w zakresie odpowiadającym realizacji zadań pełnomocnika z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa oraz bieżące informowanie Burmistrza o przebiegu tej współpracy,
    3.9. szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
    3.10. przygotowywania wniosków w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za funkcjonowanie systemu lub sieci teleinformatycznych oraz za przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych, zwanego administratorem bezpieczeństwa informacji w systemie informatycznym oraz pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych odpowiedzialnego za bezpieczeństwo danych osobowych,
    3.11. przygotowywania wniosków w sprawie możliwości nadawania (obniżania, znoszenia) klauzuli tajności - w ramach upoważnień do podpisywania dokumentów i prawa dostępu do informacji niejawnych,
    3.12. przygotowywania decyzji o wyrażeniu zgody na udostępnienie informacji niejawnych, stanowiących tajemnicę służbową,
    3.13. planowania, organizowania i kontrolowania realizacji zadań samorządu gminnego, w zakresie obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego,
    3.14. urządzenia kancelarii tajnej i stref bezpieczeństwa,
    3.15. przygotowywania wniosku do Burmistrza w sprawie wyznaczenia Kierownika Kancelarii Tajnej,
  4. Pełnomocnikowi do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych podlega Kancelaria Tajna, do zadań której należy:
    4.1. przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie i wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne,
    4.2. prowadzenie wymaganych rejestrów dokumentów,
    4.3. bezpośredni nadzór nad obiegiem informacji niejawnych,
    4.4. udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne,
    4.5. egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
    4.6. kontrolowanie przestrzegania właściwego sposobu oznaczania i rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne,
    4.7. prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom,
    4.8. przekazywanie, po upływie wymaganego okresu, akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego,
    4.9. przygotowywanie decyzji w sprawie wyrażenia zgody na przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne, poza Kancelarią Tajną.

II. PION ZASTĘPCY BURMISTRZA (Symbol BM)

§ 29.

WYDZIAŁ PLANOWANIA PRZESTRZENNEGO, AKTYWIZACJI GOSPODARCZEJ
 I INWESTYCJI (SYMBOL BMP)

  1. Wydziałem Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji kieruje naczelnik.
  2. Wydział dzieli się na referaty:
    2.1. Referat Planowania Przestrzennego i Aktywizacji Gospodarczej, którym kieruje kierownik - urbanista/architekt,
    2.2. Referat Inwestycji, którym kieruje kierownik Referatu, pełniący jednocześnie obowiązki zastępcy naczelnika wydziału.
  3.  Do zadań Referatu Planowania Przestrzennego i Aktywizacji Gospodarczej należy:
    3.1. inicjowanie przedsięwzięć gospodarczych i prowadzenie działalności informacyjnej o potrzebach i możliwościach Gminy w tym zakresie,
    3.2. opracowywanie programów rozwoju gospodarczego Gminy, w tym opracowywanie strategii rozwoju gminy i studium zagospodarowania przestrzennego,
    3.3. inicjowanie i nadzorowanie przedsięwzięć z zakresu rozbudowy infrastruktury komunalnej zgodnie z zapotrzebowaniem społeczności gminy,
    3.4. przygotowywanie terenów budowlanych i współdziałanie z innymi podmiotami realizującymi inwestycje na terenie gminy,
    3.5. prowadzenie i koordynacja spraw związanych z opracowywaniem i realizacją planów zagospodarowania przestrzennego gminy,
    3.6. współdziałanie ze Starostwem Powiatowym w sprawach nadzoru urbanistycznego, architektonicznego i budowlanego,
    3.7. wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, zaświadczeń, wyrysów i wypisów z planów zagospodarowania przestrzennego,
    3.8. nadzór nad zgodnością realizacji wszelkich działań gospodarczych z obowiązującym planem zagospodarowania,
    3.9. pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych: pomocowych, dotacji na realizację planów zagospodarowania przestrzennego,
  4. Do zadań Referatu Inwestycji należy:
    4.1. opracowywanie rocznych, kadencyjnych i wieloletnich planów w zakresie zadań inwestycyjnych gminy,
    4.2. opracowywanie planów remontów w jednostkach organizacyjnych gminy,
    4.3. prowadzenie i rozliczanie inwestycji gminnych,
    4.4. prowadzenie i rozliczanie remontów w jednostkach organizacyjnych gminy,
    4.5. sporządzanie kwartalnej i rocznej sprawozdawczości z zakresu prowadzonych inwestycji i remontów,
    4.6. pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych: pomocowych i dotacji na realizację inwestycji,

§ 30.

 WYDZIAŁ GOSPODARKI KOMUNALNEJ, MIESZKANIOWEJ
 I OCHRONY ŚRODOWISKA (SYMBOL BMK)

  1. Wydziałem Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska kieruje naczelnik.
  2. Do zadań Wydziału Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska należy:
    2.1. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem gminnym zasobem mieszkaniowym,
    2.2. zaspakajanie potrzeb mieszkaniowych członków wspólnoty samorządowej wg zasad i trybu określonych uchwałami Rady Miejskiej,
    2.3. realizacja zadań wynikających z ustawy o własności lokali (reprezentowanie Gminy we wspólnotach mieszkaniowych),
    2.4. sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem cmentarzy komunalnych oraz prowadzenie spraw wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
    2.5. koordynowanie, prowadzenie i sprawowanie nadzoru nad działaniami z zakresu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy,
    2.6. prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami,
    2.7. opiniowanie projektów prac geologicznych,
    2.8. prowadzenie działań związanych z zagrożeniem powodziowym, w zakresie dotyczącym wydziału,
    2.9. realizacja zadań gminy związanych z ochroną zieleni i środowiska,
    2.10. prowadzenie spraw wynikających z Prawa Wodnego, a dotyczących zadań gminy,
    2.11. realizacja spraw wynikających z ustawy o ochronie zwierząt, a dotyczących zadań Gminy,
    2.12. współdziałanie z zarządcami obwodów łowieckich w sprawach związanych z zagospodarowaniem obwodów łowieckich,
    2.13. opiniowanie inwestycji szczególnie szkodliwych dla środowiska,
    2.14. koordynowanie funkcjonowania urządzeń infrastruktury technicznej i nadzorowanie ich eksploatacji (wodociągi, kanalizacja, oczyszczalnie ścieków),
    2.15. współdziałanie z policją i strażą miejską w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa ruchu na drogach (organizacja ruchu drogowego)
    2.16. uzgadnianie i wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, usytuowanie w nim reklam, wjazdów i urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem drogi zgodnie z ustawą o drogach publicznych.
    2.17. współdziałanie z zarządem dróg publicznych w zakresie utrzymania dróg
    2.18. koordynowanie działań z zakresu funkcjonowania zbiorowej komunikacji autobusowej (lokalnej, dalekobieżnej) i kolejowej,
    2.19. realizacja zadań własnych gminy wynikającej z ustawy Prawo energetyczne
    2.20. koordynacja działalnością spółek komunalnych w zakresie zadań wydziału,
    2.21. zabezpieczenie potrzeb mieszkaniowych osób zapraszanych przez władze gminy do osiedlenia się na jej terenie w ramach repatriacji.

§ 31. 

STRAŻ MIEJSKA (SYMBOL BMS)

  1. Straż Miejska jest umundurowaną formacją utworzoną na podstawie Zarządzenia Burmistrza Nr 3/93 z 24 listopada 1993 r., w związku z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. Nr 30, poz. 179 zm.: z 1991, Nr 94, poz. 422, Nr 107, poz. 461; z 1993 r., Nr 54, poz. 254; z 1994 r., Nr 53, poz. 214; z 1995 r. Nr 34, poz. 163, Nr 4, poz. 17, Nr 104, poz. 515; z 1996 r., Nr 59, poz. 269, Nr 106, poz. 496; z 1997 r. Nr 28, poz. 153, Nr 80, poz. 499, Nr 88, poz. 554, Nr 106, poz. 680, Nr 123, poz. 779; z 1998 r. Nr 106, poz. 668; z 1999 r. Nr 110, poz. 1255; z 2000 r. Nr 73, poz. 852) oraz na podstawie art. 6 pkt 2 i art. 38 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. Nr 123, poz. 779).
  2. Nadzór nad działalnością Straży Miejskiej w zakresie fachowym sprawuje Komendant Główny Policji poprzez właściwego terytorialnie komendanta wojewódzkiego policji.
  3. Minister Spraw Wewnętrznych w drodze rozporządzeń określa zasady współpracy Straży Miejskiej z Policją.
  4. Terenem działania Straży Miejskiej jest miasto i gmina Gryfino.
  5. Strażą Miejską kieruje komendant, powoływany i odwoływany przez Zarząd Miasta i Gminy po zasięgnięciu opinii właściwego terytorialnie Komendanta Wojewódzkiego Policji.
  6. Straż Miejska wykonuje zadania w zakresie ochrony porządku publicznego wynikające z ustaw szczególnych i aktów prawa miejscowego.
  7. Do zadań Straży Miejskiej należy w szczególności:
    7.1. ochrona bezpieczeństwa i porządku w miejscach publicznych,
    7.2. czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego - w zakresie określonym przepisami o ruchu drogowym,
    7.3. kontrolowanie prawidłowości oznakowania ulic (w tym znaków drogowych), oświetlenia ulic i posesji, prawidłowego zabezpieczenia i funkcjonowania punktów oświetleniowych oraz kontrolowanie miejsc przeznaczonych do plakatowania i ogłoszeń,
    7.4. współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,
    7.5. zabezpieczenie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów, dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia,
    7.6. współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,
    7.7. egzekwowanie obowiązków właścicieli nieruchomości wynikających z przepisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku oraz uchwały Rady Miejskiej w sprawie szczegółowych zasad utrzymania czystości i porządku na terenie miasta i gminy,
    7.8. niezwłoczne zawiadamianie organów ochrony środowiska w każdym przypadku stwierdzenia: niszczenia, zanieczyszczania elementów przyrody i zanieczyszczeń zbiorników wodnych i cieków,
    7.9. doprowadzanie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca zamieszkania, jeżeli osoby te swoim zachowaniem dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu i zdrowiu innych,
    7.10. konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych,
    7.11. ochrona imprez, dla których organizatorem jest Zarząd Miasta i Gminy.
  8. Uprawnienia i obowiązki strażników Straży Miejskiej wynikają z ustawy o strażach gminnych oraz innych ustaw szczególnych.

III. PION ZASTĘPCY BURMISTRZA (Symbol BW)

§ 32. 

WYDZIAŁ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ, ROLNICTWA
I GOSPODARKI NIERUCHOMOŚCIAMI (SYMBOL BWG)

  1. Wydziałem Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami kieruje naczelnik.
  2. 2. Do zadań Wydziału Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami należy:
    2.1. nadzór nad wydawanymi świadectwami miejsca pochodzenia zwierząt oraz prowadzenie spraw związanych ze znakowaniem zwierząt gospodarskich,
    2.2. organizacja i prowadzenie spisów rolnych,
    2.3. nadzór nad uprawami maku i konopi włóknistych,
    2.4. prowadzenie spraw związanych z nadawaniem numeracji porządkowej na nieruchomościach,
    2.5. prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, przysługującego osobom fizycznym,
    2.6. gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości z wyjątkiem wyposażenia w urządzenia infrastruktury technicznej,
    2.7. nabywanie mienia na mocy ustaw szczególnych,
    2.8. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na handel alkoholem w handlowych placówkach detalicznych i placówkach gastronomicznych,
    2.9. prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej osób fizycznych,
    2.10. kontrolowanie przestrzegania prawa przez przedsiębiorców w zakresie obowiązków nałożonych przez ustawy,
    2.11. ewidencja i kontrola obiektów hotelarskich w zakresie ustalonym przez ustawy.

§ 33.

WYDZIAŁ EDUKACJI I SPRAW SPOŁECZNYCH (SYMBOL BWS)

  1. Wydziałem Edukacji i Spraw Społecznych kieruje naczelnik.
  2. Do zadań Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych należy:
    2.1. organizacja i koordynacja działalności przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjum oraz gminnych placówek oświatowo–wychowawczych,
    2.2. współpraca z Zachodniopomorskim Kuratorium Oświaty,
    2.3. współpraca z Zakładem Obsługi Oświaty,
    2.4. organizacja edukacyjnej opieki wychowawczej, w tym kolonii, obozów i innych form wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej,
    2.5. koordynacja działalności bibliotek, domów kultury, klubów, świetlic wiejskich, środowiskowych i socjoterapeutycznych,
    2.6. prowadzenie działalności na rzecz ochrony dóbr kultury,
    2.7. przygotowywanie zezwoleń na organizację imprez masowych,
    2.8. współpraca z organizacjami i związkami sportowymi,
    2.9. programowanie rozwoju kultury fizycznej i sportu,
    2.10. prowadzenie spraw związanych z finansowaniem zadań własnych gminy z zakresu kultury fizycznej,
    2.11. wspomaganie rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy,
    2.12. koordynowanie działalności związanej z zagospodarowaniem turystyczno–wypoczynkowym oraz gospodarką terenami, obiektami oraz urządzeniami sportowymi i rekreacyjnymi,
    2.13. współdziałanie w ograniczaniu skutków patologii społecznej,
    2.14. prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej,
    2.15. koordynacja działalności Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
    2.16. wspomaganie działalności instytucji, stowarzyszeń i osób fizycznych służącej rozwiązywaniu problemów związanych ze zjawiskami patologii społecznej,
    2.17. współpraca z jednostkami pomocy społecznej, ośrodkami i zakładami opiekuńczymi, domami pomocy społecznej oraz instytucjami służby zdrowia i pomocy niepełnosprawnym,
    2.18. współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami pozarządowymi.

IV. PION SEKRETARZA (Symbol SE)

§ 34.

WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH (SYMBOL SEC)

  1. Wydziałem Spraw Obywatelskich kieruje naczelnik.
  2. Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należy:
    2.1. ewidencja ludności i wydawanie dowodów osobistych,
    2.2. prowadzenie spraw wojskowych,
    2.3. prowadzenie zagadnień związanych z planowaniem i realizacją spraw obronnych,
    2.4. planowanie i realizacja zadań obrony cywilnej,
    2.5. gospodarowanie sprzętem i urządzeniami obrony cywilnej,
    2.6. nadzorowanie zbiórek publicznych,
    2.7. współdziałanie z Policją i Państwową Strażą Pożarną,
    2.8. współdziałanie z Wojskowym Komendantem Uzupełnień w sprawach gospodarki zasobami osobowymi,
    2.9. realizowanie zadań związanych z ochroną przeciwpożarową, koordynacja działań Ochotniczych Straży Pożarnych,
    2.10. organizowanie i koordynowanie działań związanych z przeprowadzaniem spisów powszechnych,
    2.11. sporządzanie spisów wyborców w gminie oraz przygotowywanie projektów uchwał w sprawie utworzenia obwodów głosowania, ustalenia granic i numerów oraz siedzib obwodowych komisji wyborczych,
    2.12. załatwianie spraw związanych z zameldowaniem i nabywanie obywatelstwa przez osoby zapraszane przez władze gminy do osiedlenia się w ramach repatriacji.

§ 35.

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY (SYMBOL SEO)

  1. Wydziałem Organizacyjnym kieruje naczelnik.
  2. Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy:
    2.1. obsługa kancelaryjna i organizacyjno–techniczna Burmistrza oraz jego Zastępców,
    2.2. przyjmowanie korespondencji i innych przesyłek,
    2.3. zamawianie, przygotowanie i rozdział Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich i innych dzienników urzędowych oraz prasy,
    2.4. obsługa urządzeń telekomunikacyjnych,
    2.5. przygotowanie do wysyłki oraz ekspedycja korespondencji,
    2.6. prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem i organizacją Urzędu,
    2.7. opracowywanie projektów regulaminów związanych z funkcjonowaniem Urzędu,
    2.8. prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej oraz rejestru Zarządzeń Burmistrza,
    2.9. prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
    2.10. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu,
    2.11. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
    2.12. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
    2.13. prowadzenie ewidencji podróży służbowych,
    2.14. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,
    2.15. prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych, w tym emerytalnych i rentowych pracowników, zgłaszanie rejestracji i wyrejestrowania pracowników, w związku z ubezpieczeniami społecznymi,
    2.16. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną przeciwpożarową,
    2.17. planowanie i realizowanie zakupów, zapewniających należyte funkcjonowanie Urzędu,
    2.18. prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu oraz nadzór nad ich przemieszczaniem,
    2.19. zarządzanie transportem własnym Urzędu oraz prowadzenie wszelkiej dokumentacji z tym związanej,
    2.20. koordynowanie spraw informatyki Urzędu oraz zapewnienie bezpieczeństwa informacji w systemie informatycznym,
    2.21. dbałość o bezawaryjne funkcjonowanie wyposażenia komputerowego i telekomunikacyjnego w Urzędzie oraz jego konserwacja,
    2.22. wdrażanie oprogramowania sprzętu komputerowego oraz organizowanie jego napraw w serwisach gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
    2.23. organizacja oraz prowadzenie archiwum zakładowego i biblioteki podręcznej,
    2.24. prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z wyborami lokalnymi i ogólnokrajowymi,
    2.25. organizowanie wspólnie z właściwym Zastępcą Burmistrza współpracy z jednostkami pomocniczymi gminy,
    2.26. dokonywanie i zlecanie drobnych napraw i konserwacji w budynku Urzędu,
    2.27. utrzymanie czystości w Urzędzie,
    2.28. potwierdzanie własnoręczności podpisów,
    2.29. potwierdzanie zgodności kopii dokumentów z oryginałem.

§ 36. 

BIURO PROMOCJI, INFORMACJI I
WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ (SYMBOL SEP)

  1. Biurem Promocji, Informacji i Współpracy Międzynarodowej kieruje kierownik.
  2. Do zadań Biura Promocji, Informacji i Współpracy Międzynarodowej należy:
    2.1. koordynacja działań promocyjnych w zakresie kultury, sportu, rekreacji i wypoczynku,
    2.2. organizacja (współorganizacja) imprez kulturalnych i innych przedsięwzięć promocyjnych,
    2.3. pozyskiwanie sponsorów dla imprez promujących gminę, których organizatorem jest Zarząd Miasta i Gminy,
    2.4. pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania dla wydatków związanych z promocją gminy,
    2.5. opracowywanie graficzne i merytoryczne oraz rozpowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych o gminie,
    2.6. druk wydawnictw celowych i zakup (w celach archiwalnych i informacyjnych) publikacji wydawanych przez inne podmioty,
    2.7. utrzymywanie zasobu materiałów o charakterze upominkowo–informacyjnym,
    2.8. opracowywanie ogłoszeń dotyczących ofert gminy, w tym ofert inwestycyjnych w mediach, na różnych nośnikach elektronicznych, w katalogach, informatorach, wydawnictwach,
    2.9. przygotowywanie lub zlecanie przygotowania prezentacji gminy na targach i wystawach,
    2.10. działania promocyjne w oparciu o techniki komputerowe, przygotowywanie prezentacji multimedialnej oraz opracowywanie i bieżąca aktualizacja stron internetowych,
    2.11. udzielanie informacji o gminie w serwisach innych podmiotów,
    2.12. stwarzanie dobrego klimatu wokół planów i realizacji zadań gminy - działalność public relations,
    2.13. inicjowanie i koordynacja współpracy pomiędzy różnymi podmiotami działającymi na terenie gminy,
    2.14. przekazywanie informacji i promowanie przedsiębiorczości na terenie gminy, powiatu, województwa i kraju,
    2.15. koordynacja współpracy krajowej i międzynarodowej oraz rozwijanie kontaktów z organizacjami, instytucjami i osobami z miast partnerskich,
    2.16. organizacja i obsługa Międzynarodowego Punktu Informacji Turystycznej,
    2.17. organizacja pobytu zaproszonych do gminy delegacji miast partnerskich,
    2.18. organizowanie wyjazdów przedstawicieli gminy do miast partnerskich,
    2.19. tłumaczenie i zlecanie tłumaczeń pism i opracowań wpływających i wychodzących z Urzędu.

V. PION SKARBNIKA (Symbol SK)

§ 37. 

WYDZIAŁ PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH (SYMBOL SKP)

  1. Wydziałem Podatków i Opłat Lokalnych kieruje naczelnik.
  2. Do zadań Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych należy:
    2.1. przygotowywanie, we współpracy z Wydziałem Finansowo–Księgowym, wytycznych do opracowania budżetu gminy, w tym: podstawowych parametrów do dochodów budżetowych i opracowania projektu budżetu,
    2.2. przygotowywanie materiałów do projektów uchwał Rady Miejskiej dotyczących wysokości stawek podatków i opłat lokalnych,
    2.3. przygotowywanie okresowych informacji o osiąganych dochodach, na podstawie okresowej i rocznej sprawozdawczości budżetowej, we współpracy z Wydziałem Finansowo–Księgowym,
    2.4. opracowywanie harmonogramu realizacji dochodów budżetu gminy na dany rok budżetowy,
    2.5. sprawdzanie sporządzanych sprawozdań pod kątem ich zgodności z planem oraz analizowanie przebiegu realizacji dochodów w celu podjęcia stosownych działań,
    2.6. przygotowywanie projektów decyzji, opinii Zarządu i burmistrza o umorzeniach i odroczeniach zobowiązań podatkowych i opłat,
    2.7. prowadzenie ewidencji księgowej należnych i pobranych podatków i opłat oraz kontrola terminowej realizacji zobowiązań i likwidacja nadpłat,
    2.8. terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych,
    2.9. prowadzenie rozliczenia rachunkowo–kasowego inkasentów,
    2.10. ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych,
    2.11. współpraca z Urzędami Skarbowymi w zakresie realizacji dochodów.

§ 38.

 WYDZIAŁ FINANSOWO–KSIĘGOWY (SYMBOL SKF)

  1. Wydziałem Finansowo–Księgowym kieruje naczelnik.
  2. Do zadań Wydziału Finansowo–Księgowego należy:
    2.1. przygotowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy, zadań priorytetowych, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w wydatkach budżetu,
    2.2. przygotowywanie i przekazywanie kierownikom jednostkom organizacyjnych gminy i kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu wytycznych do opracowania budżetu,
    2.3. koordynacja i wykonywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu, czynności związanych z opracowaniem materiałów do projektu budżetu gminy, w tym: przygotowanie wstępnego projektu budżetu, włączanie do projektu budżetu planowanych dotacji, subwencji i udziałów w podatkach oraz podatków i opłat lokalnych, przygotowanie projektu uchwały budżetowej,
    2.4. opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy układu wykonawczego budżetu gminy, w granicach kwot dochodów i wydatków określonych uchwałą budżetową,
    2.5. sprawowanie nadzoru nad realizacją harmonogramu wydatków budżetowych w powiązaniu z harmonogramem dochodów,
    2.6. prowadzenie ewidencji planowanych dochodów i wydatków budżetowych oraz zachodzących w nich zmian,
    2.7. sporządzanie jednostkowych, okresowych i rocznych sprawozdań budżetowych,
    2.8. sprawdzanie sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem oraz analizowanie na tej podstawie przebiegu realizacji wydatków budżetowych w celu podjęcia stosownych działań (dyscyplinujących bądź korygujących budżety jednostek),
    2.9. przygotowywanie materiałów do projektów uchwał Rady Miejskiej oraz uchwał Zarządu w sprawach zmian budżetu i w budżecie gminy, w tym materiałów związanych z rozdysponowaniem rezerw budżetowych,
    2.10. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej w sprawie ustalenia wykazu wydatków budżetowych nie wygasających z końcem roku budżetowego,
    2.11. przygotowywanie projektów decyzji Zarządu o blokowaniu planowanych wydatków budżetowych,
    2.12. sporządzanie bilansu rocznego z wykonania budżetu gminy,
    2.13. prowadzenie obsługi kasowej Urzędu.

CZĘŚĆ III

TRYB PRACY URZĘDU, NIEKTÓRE PROCEDURY WEWNĘTRZNE

Rozdział 1.

UPOWAŻNIENIA DO ZAŁATWIANIA SPRAW

§ 39.

  1. Burmistrz może z własnej inicjatywy upoważnić zastępców burmistrza, skarbnika, sekretarza, kierowników i zastępców kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, a także innych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych do wydawania w jego imieniu: decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, podejmowania innych rozstrzygnięć oraz załatwiania poszczególnych spraw.
  2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, musi zawierać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby upoważnionej, precyzyjny zakres spraw objętych upoważnieniem oraz, gdy jest to niezbędne - podstawę prawną udzielanych upoważnień.
  3. Upoważnienie, o którym mowa w niniejszym paragrafie udzielane jest wyłącznie w formie pisemnej.
  4. Tuż po jego podpisaniu upoważnienie jest rejestrowane w rejestrze prowadzonym przez Wydział Organizacyjny.

§ 40. 

  1. Upoważnienie wygasa w wyniku:
    1.1. rozwiązania stosunku pracy z upoważnionym pracownikiem,
    1.2. przeniesienia upoważnionego pracownika na inne stanowisko służbowe,
    1.3. pisemnego odwołania upoważnienia przez Burmistrza,
    1.4. śmierci osoby upoważnionej,
    1.5. z chwilą realizacji czynności wskazanych w upoważnieniu.

§ 41. 

  1. Zasady określone w §§ 39 i 40 stosuje się odpowiednio do udzielania pełnomocnictw.
  2. Mogą być udzielane niżej wymienione rodzaje pełnomocnictw:
    2.1. pełnomocnictwo szczególne,
    2.2. pełnomocnictwa ogólne,
    2.3. pełnomocnictwo rodzajowe.
  3. Rejestr udzielanych pełnomocnictw jest prowadzony i przechowywany przez Wydział Organizacyjny.

Rozdział 2

ZASADY PODPISYWANIA (APROBATY) PISM I DECYZJI

§ 42. 

  1. Burmistrz Miasta i Gminy podpisuje pisma, rozstrzygnięcia, decyzje i materiały zastrzeżone do jego aprobaty w § 7 niniejszego regulaminu.
  2. W razie nieobecności Burmistrza, rozstrzygnięcia, decyzje i materiały należące do jego aprobaty podpisuje wyznaczony zastępca burmistrza, stosując stempel nagłówkowy BURMISTRZ MIASTA I GMINY GRYFINO i stempel podpisowy w/z Burmistrza, Zastępca Burmistrza, imię i nazwisko.
  3. W projektach pism i rozstrzygnięć przedkładanych Burmistrzowi do podpisu, należy umieścić na kopii pisma: imię i nazwisko pracownika przygotowującego pismo, akceptację kierownika komórki organizacyjnej, z którego pismo wychodzi oraz akceptację właściwego Zastępcy Burmistrza, Skarbnika lub Sekretarza - według właściwości.
  4. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu odpowiadają za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów pism.

§ 43. 

  1. Zastępcy Burmistrza podpisują wszelką korespondencję nie mającą znamion rozstrzygnięć i decyzji, stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE i stempel podpisowy Zastępca Burmistrza, imię i nazwisko.
  2. W ramach udzielonych upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych i innych rozstrzygnięć, Zastępcy Burmistrza podpisują decyzje stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE i stempel podpisowy z up. Burmistrza, Zastępca Burmistrza, imię i nazwisko.

§ 44.

  1. Sekretarz Miasta i Gminy podpisuje wszelką korespondencję nie mającą znamion decyzji i rozstrzygnięć, stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE i stempel podpisowy Sekretarz Miasta i Gminy, imię i nazwisko.
  2. W ramach udzielonych upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych i rozstrzygnięć Sekretarz podpisuje decyzje stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE i stempel podpisowy z up. Burmistrza, Sekretarz Miasta i Gminy, imię i nazwisko.

§ 45. 

  1. Skarbnik Miasta i Gminy podpisuje korespondencję nie mającą znamion decyzji i rozstrzygnięć, stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE i stempel podpisowy Skarbnik Miasta i Gminy, imię i nazwisko.
  2. W ramach udzielonych upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych i rozstrzygnięć Skarbnik podpisuje decyzje stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE oraz stempel podpisowy z up. Burmistrza Miasta i Gminy, Skarbnik Miasta i Gminy, imię i nazwisko oraz gdy dotyczy to czynności związanych z wydawaniem i podpisywaniem decyzji administracyjnych na podstawie ordynacji podatkowej Skarbnik posługuje się stemplem nagłówkowym PRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU MIASTA I GMINY GRYFINO i stemplem podpisowym z up. Przewodniczącego Zarządu, Skarbnik Miasta i Gminy, imię i nazwisko.

§ 46.

  1. Wszelką korespondencję, jeżeli nie stanowi ona rozstrzygnięcia sprawy, podpisują we własnym imieniu Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, a także wyznaczeni pracownicy, zgodnie z podziałem czynności dokonanym przez Kierownika komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie czynności oraz regulaminie wewnętrznym wydziału.
  2. Pracownicy wymienieni w ust. 1 podpisują korespondencję stosując stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA GMINY W GRYFINIE, WYDZIAŁ (BIURO)..., oraz stempel podpisowy Naczelnik (Kierownik), imię i nazwisko, lub Inspektor, imię i nazwisko.
  3. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu i inni pracownicy Urzędu, podpisując decyzje administracyjne i inne rozstrzygnięcia w sprawach załatwianych z upoważnienia Burmistrza stosują stempel nagłówkowy URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE, oraz stempel podpisowy z up. Burmistrza Miasta i Gminy, Naczelnik (Kierownik) Wydziału (Biura, Referatu)...... (nazwa), imię i nazwisko, lub z up. Burmistrza Miasta i Gminy, Inspektor ds..., imię i nazwisko.

Rozdział 3.

ZASADY OPRACOWYWANIA
 PROJEKTÓW ZARZĄDZEŃ BURMISTRZA

§ 47.

  1. W rozumieniu niniejszego rozdziału zarządzeniem Burmistrza jest zewnętrzny lub wewnętrzny akt prawny.
  2. Opracowywanie projektów zarządzeń Burmistrza następuje na podstawie polecenia Burmistrza lub z inicjatywy wnioskodawców, którymi mogą być:
    2.1. Zastępcy Burmistrza,
    2.2. Sekretarz,
    2.3. Skarbnik,
    2.4. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu.

§ 48.

  1. Redagowanie projektów aktów, o których mowa w § 47, winno odbywać się przy zastosowaniu ogólnie przyjętych zasad technik legislacyjnych.
  2. Zarządzenie Burmistrza zawiera:
    2.1. tytuł (oznaczenie aktu, numer, data aktu, określenie przedmiotu aktu),
    2.2. podstawę prawną,
    2.3. treść aktu,
    2.4. określenie wykonawcy aktu,
    2.5. data wejścia w życie aktu,
    2.6. podpis.
  3. Każdy projekt zarządzenia Burmistrza jest akceptowany pod względem prawnym i redakcyjnym przez radcę prawnego.
  4. Po podpisaniu zarządzenia przez Burmistrza - wnioskodawca uzyskuje w komórce ewidencjonującej numer aktu i ma obowiązek pozostawić w komórce ewidencjonującej niezbędną liczbę egzemplarzy, rozesłać akt zainteresowanym podmiotom oraz podjąć działania w celu pełnej realizacji zarządzenia.
  5. Ewidencję i zbiór zarządzeń wewnętrznych prowadzi:
    5.1. Wydział Organizacyjny - dla wszystkich zarządzeń,
    5.2. Wydział Finansowo - Księgowy - dla spraw powodujących konieczność zmian w budżecie,
    5.3. Tajna Kancelaria - dla zarządzeń dotyczących informacji niejawnych.
  6. Dla celów kontrolnych związanych z wykonaniem zadań określonych w zarządzeniach, w komórkach organizacyjnych prowadzone są rejestry zarządzeń.
  7. W rejestrze zarządzeń, o których mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu ujmuje się te zarządzenia, które zawierają dla wydziału określone zadania lub obowiązki.

Rozdział 4.

ORGANIZACJA ZAŁATWIANIA SKARG, WNIOSKÓW, PETYCJI

§ 49.

  1. Skargi, wnioski i petycje wpływające do Urzędu - przed wszczęciem postępowania podlegają ewidencji w Rejestrze Skarg i Wniosków zwanym dalej Rejestrem, prowadzonym przez Wydział Organizacyjny.
  2. Skargę, wniosek lub petycję - interesanci mogą przesłać, złożyć osobiście w kancelarii ogólnej, złożyć ustnie do protokołu lub do specjalnej skrzynki skarg, wniosków i petycji zainstalowanej w Urzędzie.
  3. Skrzynka skarg i wniosków i petycji opróżniana jest komisyjnie raz w tygodniu. Skargi, wnioski i petycje, które znajdują się w skrzynce są ewidencjonowane w Rejestrze i niezwłocznie przekazywane właściwej merytorycznie komórce w celu ich załatwienia, z tym zastrzeżeniem, że anonimy pozostawiane są bez odpowiedzi.
  4. Zaniechanie zgłoszenia do Rejestru skargi, wniosku lub petycji - traktuje się jako naruszenie obowiązku pracowniczego.
  5. Burmistrz określa w formie zarządzenia, zasady przyjmowania w Urzędzie interesantów w sprawach skarg, wniosków i petycji.
  6. Burmistrz i jego Zastępcy przynajmniej raz w tygodniu przyjmują interesantów po godzinach pracy Urzędu.
  7. Sprawy udzielania odpowiedzi i podejmowania spraw zgłaszanych w formie interpelacji i zapytań radnych reguluje Statut Gminy.

§ 50. 

  1. Skarga, wniosek, petycja, po zarejestrowaniu w rejestrze, jest niezwłocznie przekazywana właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej w celu jej załatwienia, chyba że Burmistrz postanowi inaczej.
  2. W przypadku, gdy sprawa należy do kompetencji różnych komórek organizacyjnych, Burmistrz wyznacza właściwą do załatwienie sprawy komórkę organizacyjną, którą zobowiązuje do sporządzenia odpowiedzi po uzyskaniu wyjaśnień i stanowisk pozostałych zainteresowanych komórek organizacyjnych.

§ 51. 

  1. Ewidencję skarg i wniosków oraz bieżący nadzór nad ich terminowym załatwieniem - prowadzą pracownicy wyznaczeni przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu.
  2. Rejestr skarg, wniosków i petycji zawiera:
    2.1. pozycję ewidencyjną sprawy,
    2.2. datę wpływu,
    2.3. imię i nazwisko oraz adres wnoszącego sprawę,
    2.4. zwięzły opis przedmiotu sprawy,
    2.5. datę przekazania sprawy oraz nazwę odpowiedzialnej komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy,
    2.6. termin wyznaczony oraz faktyczny termin załatwienia sprawy,
    2.7. sposób załatwienia sprawy,
    2.8. sygnaturę pisma wyjaśniającego,
    2.9. uwagi.

§ 52. 

eżeli komórka organizacyjna otrzymała sprawę do załatwienia nie ujętą uprzednio w rejestrze centralnym, pracownik prowadzący rejestr wydziałowy niezwłocznie zgłasza ją do rejestru centralnego.

§ 53.

Ostateczna aprobata odpowiedzi na skargę, wniosek lub petycję należy do Burmistrza, chyba że Burmistrz postanowi inaczej.

Rozdział 5.

PROCEDURY WYKONYWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 54.

Jednostką kontroli wewnętrznej jest zespół lub inspektor do spraw kontroli wewnętrznej.

§ 55. 

  1. W ramach kontroli wewnętrznej wyróżnia się:
    1.1. kontrole problemowe,
    1.2. kontrole sprawdzające,
    1.3. kontrole doraźne,
    1.4. kontrole funkcjonalne.
  2. Formą kontroli specjalistycznej - ze względu na jej przedmiot - jest kontrola finansowa obejmująca sposób gospodarowania środkami publicznymi pod względem zgodności z prawem, efektywności i celowości gospodarowania tymi środkami.
  3. Zarząd lub Burmistrz mogą zarządzić przeprowadzenie innego rodzaju kontroli, niż wymienione w ust. 1 i 2.

§ 56.

  1. Wprowadza się zasadę łączenia kontroli z instruktażem udzielanym pracownikom kontrolowanej jednostki.
  2. Instruktaż oznacza w szczególności udzielanie wyjaśnień w sprawach dotyczących:
    2.1. sposobu załatwienia spraw,
    2.2. racjonalnego organizowania pracy,
    2.3. właściwego interpretowania i stosowania przepisów.

§ 57. 

  1. Kontrole problemowe obejmują ocenę realizacji konkretnych zagadnień lub grup zagadnień oraz przeprowadzane są w jednostkach organizacyjnych gminy, spółkach prawa handlowego, w których gmina posiada więcej niż 50% udziałów oraz komórkach organizacyjnych gminy.
  2. Kontrole problemowe i sprawdzające są organizowane zgodnie z planami kontroli.

§ 58. 

  1. Kontrole doraźne, wynikające z bieżących potrzeb gminy, zlecane są przez Zarząd Miasta i Gminy lub Burmistrza.
  2. Przedmiotem kontroli doraźnej mogą być różne sprawy, wynikające z otrzymanych interpelacji radnych oraz skarg, wniosków, petycji jak również innych sygnałów o występujących nieprawidłowościach i zakłóceniach w określonych dziedzinach działalności jednostek organizacyjnych gminy oraz bieżącej działalności komórek organizacyjnych Urzędu.
  3. Kontrolom doraźnym podlegają jednostki organizacyjne gminy lub spółki prawa handlowego, w których gmina posiada więcej niż 50% udziałów, a także komórki organizacyjne Urzędu.

§ 59.

  1. Działalność kontrolna wykonywana jest na podstawie rocznych planów kontroli.
  2. Kontrole doraźne są przeprowadzane poza planem kontroli.
  3. Plan kontroli powinien zawierać:
    3.1. określenie rodzaju kontroli (np. problemowa, sprawdzająca),
    3.2. przedmiot i zakres kontroli,
    3.3. nazwę jednostki kontrolowanej,
    3.4. nazwę inicjatora kontroli oraz jednostek uczestniczących w kontroli.
  4. Plan kontroli zatwierdza:
    4.1. dla Urzędu Miasta i Gminy - Burmistrz Miasta i Gminy,
    4.2. dla jednostek organizacyjnych gminy i spółek prawa handlowego - Przewodniczący Zarządu Miasta i Gminy.

CZĘŚĆ IV

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 60.

 Interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu organizacyjnego oraz udzielanie wyjaśnień z tym związanych, stanowi kompetencję Zarządu.

§ 61.

W zakresie uchwalania lub zmian Regulaminu Organizacyjnego Urzędu prawo inicjatywy uchwałodawczej przysługuje Zarządowi Miasta i Gminy.

WYKAZ JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY

L. P. NAZWA JEDNOSTKI ADRES NADZÓR MERYTORYCZNY LUB ADMINISTRACYJNY NADZÓR  FINANSOWO
 -KSIĘGOWY
1. ZAKŁAD EKONOMICZNO -ADMISTRACYJNY
SZKÓŁ 		74-100 Gryfino ul. Niepodległości 20  BW SK
2. OŚRODEK WYPOCZYNKU I   REKREACJI 74-100 Gryfino ul. Sportowa 3 BW SK
3. OŚRODEK POMOCY
SPOŁECZNEJ		 74-100 Gryfino  ul. Łużycka 12 BW SK
4. BIBLIOTEKA PUBLICZNA 74-100 Gryfino 
ul. Kościelna 24 		BW SK
5. GRYFIŃSKI DOM KULTURY 74-100 Gryfino 
ul. Szczecińska 17 		BW SK
6. MŁODZIEŻOWY DOM
KULTURY 		74-100 Gryfino  ul. B. Chrobrego 48 BW ZEAS
7. MIĘDZYSZKOLNY
OŚRODEK SPORTOWY 		74-101 Gryfino  ul. Iwaszkiewicza 70 BW ZEAS
8. SZKOŁA PODSTAWOWA NR 1  IM. MARII
DĄBROWSKIEJ 		74-100 Gryfino   ul. Łużycka 102 BW ZEAS
9. SZKOŁA PODSTAWOWA NR 2  
IM. KPT. Ż. W. MAMERTA
STANKIEWICZA 		74-101 Gryfino  ul. 9 Maja 4 BW ZEAS
10. SZKOŁA PODSTAWOWA NR 3
(funkcjonująca do 31
sierpnia 2001 r.) 		74-101 Gryfino  ul. Iwaszkiewicza 70 BW ZEAS
11. SZKOŁA PODSTAWOWA
NR 4 		74-100 Gryfino  ul. Kościuszki 17 BW ZEAS
12. SZKOŁA PODSTAWOWA
W  ŻABNICY		 74-100 Gryfino  ul. Długa 20 BW ZEAS
13. SZKOŁA PODSTAWOWA
W  RADZISZEWIE 		74-107 Radziszewo ul. Szczecińska 54 BW ZEAS
14. SZKOŁA PODSTAWOWA
W  CHWARSTNICY 		74-100  Gryfino Chwarstnica 25 BW ZEAS
15. SZKOŁA PODSTAWOWA
IM.  BOH.  WESTERPLATTE
W  GARDNIE 		Gardno  ul. Niepodległości 1 
 74-100 Gryfino  		BW ZEAS
16. GIMNAZJUM 74-101 Gryfino  ul. Iwaszkiewicza 70 BW ZEAS
17.  PRZEDSZKOLE NR 1 IM.
KRASNALA HAŁABAŁY 		74-100 Gryfino
 ul. Wojska Polskiego 11 		BW ZEAS
18. PRZEDSZKOLE NR 2 74-100 Gryfino 
ul. Krzywoustego 5 		BW ZEAS
19. PRZEDSZKOLE NR 3 IM.
KUBUSIA PUCHATKA 		74-101 Gryfino ul. Krasińskiego 29 BW ZEAS
20. PRZEDSZKOLE NR 4 74-100 Gryfino  ul. Łużycka 21 BW ZEAS
21. PRZEDSZKOLE NR 5 74-101 Gryfino 
ul. Żeromskiego 12 		BW ZEAS

 

LEGENDA:
BW - Zastępca Burmistrza
ZEAS - Zakład Ekonomiczno - Administracyjny Szkół
SK - Skarbnik Miasta i Gminy