UCHWAŁA Nr III/46/02
RADY MIEJSKIEJ W GRYFINIE 
z dnia 30 grudnia 2002
 

roku w sprawie trybu zlecania do realizacji zadań z zakresu zadań własnych gminy, trybu postępowania o udzielenie na ten cel dotacji, sposobu rozliczania dotacji oraz sposobu kontroli wykonywania zlecanych zadań

Na podstawie art. 18 ust. 2 pkt. 15 Ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym {Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591, z 2002 r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558, Nr 113 poz. 984, Nr 153 poz. 1271) i art. 118 ust.3 Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 1998 r. Nr 155 poz. 1014, z 1999 r. Nr 38 poz. 360, Nr 49 poz. 485, Nr 70 poz. 778, Nr 110 poz. 1255, z 2000 r. Nr 6 poz. 69, Nr 12 poz. 136, Nr 48 poz. 550, Nr 95 poz. 1041, Nr 119 poz. 1251, Nr 122 poz. 1315, z 2001 r. Nr 45 poz. 497, Nr 46 poz. 499, Nr 88 poz. 961. Nr 98 poz. 1070, Nr 100 poz. 1082, Nr 102 poz. 1116, Nr 106 poz. 1149, Nr 125 poz. 1368 i Nr 145 poz. 1623, z 2002 r. Nr 41 poz. 363 oraz poz. 365, Nr 74 poz. 676, Nr 113 poz. 984, Nr 153 poz. 1271 i Nr 156 poz. 1300.) Rada Miejska w Gryfinie uchwala co następuje:

§1.

1. W celu wykonywania zadań z zakresu zadań własnych gminy, określonych w ustawie z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, Miasto i Gmina Gryfino może zawierać umowy z innymi podmiotami, w tym z organizacjami pozarządowymi.
2. Zasady określone niniejszą uchwałą dotyczące: zlecania, dofinansowywania, rozliczania oraz kontroli wykonywania zlecanych zadań, mają zastosowanie w stosunku do zadań z zakresu następujących zadań własnych gminy:
   1. edukacji publicznej,
   2. kultury fizycznej i turystyki,
   3. polityki prorodzinnej,
   4. pomocy społecznej,
   5. ochrony zdrowia,
   6. kultury,
   7. promocji gminy,
   8. współpracy z organizacjami pozarządowymi,
   9. wspierania i upowszechniania idei samorządowej,
   10. współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw.

§2. Prawo ubiegania się o realizację zadań z zakresu zadań własnych gminy wyszczególnionych w § 1 pkt 2 oraz o otrzymanie na ten cel dofinansowania w postaci dotacji celowej, przysługuje jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych - w rozumieniu ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, i nie działającym w celu osiągnięcia zysku, w tym fundacjom i stowarzyszeniom.

§3.

1. O realizację zadań zleconych i przyznanie na ten cel dotacji z budżetu Miasta i Gminy Gryfino może ubiegać się wyłącznie podmiot, który:
   1. prowadzi statutową działalność obejmującą swoim zakresem zadanie będące przedmiotem zlecenia,
   2. dostarczy wraz ze złożoną ofertą wiarygodne dokumenty potwierdzające udział innych podmiotów lub udział własny w finansowaniu minimum 20% kosztów realizacji całego zadania,
   3. spełni inne szczegółowe wymagania określone zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino.
2. Podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino może zażądać od oferentów dodatkowych wyjaśnień w celu uwierzytelnienia informacji już zawartych w złożonej ofercie. Żądanie takie oraz wyjaśnienia muszą być wyrażone w formie pisemnej.
4. Podmioty zamierzające wspólnie realizować dane zadanie mają prawo, na mocy stosownej umowy wielostronnej, razem ubiegać się o realizację jednego zadania i otrzymanie na ten cel jednej dotacji - z zastrzeżeniem, że:
   1. ofertę na realizację zadania składa jeden podmiot określony w umowie wielostronnej,
   2. umowa wielostronna stanowi integralną częścią oferty,
   3. umowa o realizację zadania zawierana jest przez Burmistrza wyłącznie z podmiotem, który złożył ofertą,
   4. rozliczenia dotacji oraz sprawozdania z realizacji zadania sporządza podmiot, z którym Burmistrz zawarł umowę,
   5. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino nie jest stroną w umowie wielostronnej zawartej przez podmioty zamierzające wspólnie realizować dane zadanie - w szczególności dotyczy to wszelkich roszczeń finansowych pomiędzy podmiotami.

§4.

1. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino w terminie 14 dni od dnia uchwalenia budżetu przez Radę Miejską w Gryfinie, jednakże nie później niż do dnia 31 grudnia, określa w formie zarządzenia szczegółowy wykaz zadań z zakresu zadań własnych gminy, które w następnym roku budżetowym przeznacza do realizacji w drodze zlecenia.
2. Wykaz zadań z zakresu edukacji publicznej, kultury fizycznej i turystyki przeznaczonych do realizacji w drodze zlecenia powinien obejmować głównie zadania obejmujące swoim zakresem działalność na rzecz dzieci i młodzieży. Po zabezpieczeniu potrzeb w tym zakresie, w wykazie mogą być umieszczone także inne zadania.
3. Wykaz zadań powinien zawierać:
   1. szczegółowy opis zadania,
   2. kryteria formalne dopuszczające do konkursu ofert oraz spis dokumentów, które należy złożyć wraz z ofertą,
   3. wymagania szczegółowe, które będą brane pod uwagę przy ocenie ofert,
   4. szczegółowe kryteria oceny ofert,
   5. miejsce oraz ostateczny termin składania ofert.
4. Zarządzenie, o którym mowa w punkcie 1 określa także wzór druku, na którym można składać oferty.
5. Składanie ofert na wykonanie zadań zleconych ujętych w wykazie następuje w ciągu 30 dni od daty podjęcia przez Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino zarządzenia o wykazie zadań.
6. Wykaz zadań przeznaczonych do realizacji w drodze zlecenia w następnym roku budżetowym wraz z informacjami, o których mowa w punktach 4 i 5 Burmistrz podaje do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie oraz ogłoszenie w lokalnej prasie.

§5

1. Zlecanie do realizacji zadań z zakresu zadań własnych gminy następuje w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty, zwanego konkursem ofert.
2. Przez najkorzystniejszą ofertę należy rozumieć: jedną ofertę z najniższą ceną lub jedną ofertę, która przestawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do zlecanego zadania i będących przedmiotem oceny - pod warunkiem, że zostały one podane do publicznej wiadomości wraz z wykazem zadań.
3. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino w terminie 14 dni od dnia, w którym upływa termin składania ofert, dokonuje wyboru najkorzystniejszych ofert na poszczególne zadania. Wyboru dokonuje się w sposób jawny, to jest:
   1. wyniki wyboru ofert ogłaszane są w formie zarządzenia Burmistrza, w którym podaje się kto i na jakich warunkach złożył ofertę oraz czynniki decydujące o wyborze oferty najkorzystniejszej,
   2. jawność zarządzenia realizowana jest poprzez wyłożenie do wglądu w Wydziałach Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie przez okres 1 miesiąca od daty dokonania wyboru.
4. Wszystkie podmioty, które złożyły oferty otrzymują pisemną informację o wynikach wyboru oferty najkorzystniejszej.
5. Wysokość środków przeznaczonych na realizację dotowanych zadań określona jest przez Radę Miejską w uchwale budżetowej na następny rok, a w przypadku nie uchwalenia budżetu do dnia 31 grudnia - w projekcie budżetu.
6. Kwoty dotacji celowych na poszczególne zadania określa Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino. na podstawie ofert uznanych za najkorzystniejsze.
7. W przypadku, gdy łączna suma wnioskowanych kwot z ofert uznanych za najkorzystniejsze przekroczy kwotę przeznaczoną na ten cel przez Radę Miejską w budżecie gminnym. Burmistrz dokonuje podziału zaplanowanej kwoty na poszczególne zadania, po zasięgnięciu opinii wszystkich komisji stałych Rady Miejskiej. Kwoty dotacji wydzielone przez Burmistrza mogą dotyczyć także zadań, w stosunku do których nie wyłoniono najkorzystniejszej oferty z powodu braku ofert spełniających kryteria formalne.
8. Ostatecznie przyznane kwoty dotacji ogłaszane są w formie zarządzenia Burmistrza. a następnie podawane do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w lokalnej prasie oraz wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.
9. Podmiot, który nie podejmuje się realizacji zadania za kwotę dotacji przyznanej w trybie określonym w punkcie 7, może na swój pisemny wniosek odstąpić od realizacji danego zadania przed podpisaniem umowy.
10. Na zadanie, które nie zostało podjęte do realizacji w sytuacji określonej w punkcie 9. Burmistrz może ogłosić nowy konkurs ofert - z zastrzeżeniem, że w nowym konkursie kwota dotacji przeznaczona na to zadanie zostaje podana do publicznej wiadomości, a kryterium oceny ofert nie stanowi już cena, za jaką oferent podejmuje się realizować zadanie.

§6.

1. Od zarządzenia o wynikach wyboru ofert przysługuje prawo odwołania do Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino w terminie 14 dni od daty otrzymania zarządzenia, jednakże nie dłużej niż 30 dni od jego podjęcia
2. Odwołanie przysługuje podmiotom, które złożyły oferty - wyłącznie w zakresie kwestionowanego rozstrzygnięcia.

§7.

1. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino może ogłosić w trakcie danego roku budżetowego dodatkowy konkurs ofert na:
   1. nowe zadanie nie ujęte w wykazie zadań na dany rok budżetowy,
   2. zadanie ujęte w wykazie zadań na dany rok budżetowy, lecz nie podjęte do realizacji z uwagi na brak rozstrzygnięcia poprzedniego konkursu ofert.
2. Do dodatkowych konkursów ofert stosuje się zasady i terminy określone w § 2, 3, 4, 5.
3. Konkursy ofert na dodatkowe zadania mogą być ogłoszone jedynie po wskazaniu źródła pokrycia wydatków związanych z udzieleniem dotacji na ten cel.

§8.

1. Z podmiotami, którym przyznano dotację celową na realizację zadania zleconego Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino zawiera umowę, określającą w szczególności:
   1. szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania - nie dłuższy niż jeden rok kalendarzowy (budżetowy),
   2. wysokość dotacji celowej,
   3. tryb płatności,
   4. sposób rozliczania udzielonej dotacji celowej,
   5. zasady zwrotu nie wykorzystanej części dotacji,     
   6. tryb kontroli wykonywania zadania.
2. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino może w szczególnie uzasadnionych wypadkach odstąpić od realizacji danego zadania przed podpisaniem umowy z podmiotem, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Odstąpienie winno być umotywowane i wyrażone w formie zarządzenia, a następnie przekazane zainteresowanemu podmiotowi.
   1. Podmiotowi, o którym mowa w punkcie 2 a) przysługuje prawo odwołania do Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino na zasadach określonych w § 6.

§9.

1. Sposób przekazywania dotacji celowej na zadania zlecone określa się w sposób następujący:             
   1. dla zadań, na które przyznano dotację celową w wysokości do 10.000 (dziesięciu tysięcy) złotych - w jednej transzy przekazywanej do 21 dni przed planowanym terminem realizacji zadania,
   2. dla zadań, na które przyznano dotację celową w wysokości powyżej 10.000 (dziesięciu tysięcy) złotych - w kilku transzach, obejmujących okresy nie dłuższe niż 3 miesiące, płatnych „z góry" do 15-go dnia miesiąca rozpoczynającego okres, którego dana transza dotyczy, po złożeniu sprawozdania za poprzedni okres,
   3. na wniosek podmiotu, który będzie realizował zadanie, ilość i kwoty poszczególnych transz dotacji mogą być negocjowane, z zastrzeżeniem, że najniższa transza nie może być mniejsza niż 20% całej kwoty dotacji.
2. Sposób  i  tryb  przekazywania  sprawozdań  z  realizacji  zadania  zleconego  określa  się w sposób następujący:
   1. dla zadań, na które przyznano dotację celową w wysokości do 10.000 (dziesięciu tysięcy) złotych - dotowany przekazuje do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie sprawozdanie z realizacji zadania, w terminie do 14 dni od daty zakończenia realizacji zadania,
   2. dla zadań, na które przyznano dotację celową w wysokości powyżej 10.000 (dziesięciu tysięcy) złotych - dotowany przekazuje do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie sprawozdania z realizacji zadania, za okresy zbieżne z okresami płatności kolejnych transz, do 5-go dnia po zakończeniu miesiąca kończącego okres, którego dotyczy sprawozdanie,
   3. sprawozdania sporządza się na druku stanowiącym załącznik do umowy.
3. Sposób i tryb rozliczania dotacji celowej na realizację zadania zleconego określa się w sposób następujący:

   1. rozliczenie dotacji musi zawierać specyfikację wszystkich poniesionych wydatków związanych z realizacją zadania zleconego oraz oświadczenie o ich zgodności z dokumentami źródłowymi, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony dotowanego,

   2. sprawozdania sporządza się na druku stanowiącym załącznik do umowy.
   3. rozliczenia sporządza się i przekazuje równocześnie ze sprawozdaniami, o których mowa w punkcie 2.
4. Zasady zwrot dotacji celowej i inne sankcje określa się w sposób następujący:
   1. dotacja celowa nie wykorzystana w określonym w umowie terminie podlega w niewykorzystanej części zwrotowi w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął określony w umowie termin wykonania zadania, wraz z odsetkami wysokości jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania dotacji,
   2. dotacja celowa wykorzystana niezgodnie z jej przeznaczeniem podlega zwrotowi w terminie 14 dni od daty stwierdzenia tego faktu przez dotującego, wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia stwierdzenia nieprawidłowości,
   3. wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub niezgodnie z warunkami zawartymi w umowie wyklucza prawo do ubiegania się o przyznanie dotacji przez kolejne trzy lata.

§10.

1. Sposób wykonywania zleconego zadania, terminowość, zgodność wydatkowania dotacji z jej przeznaczeniem i wysokością określonymi w umowie, przestrzeganie Ustawy o zamówieniach publicznych oraz innych przepisów wymaganych przy wydatkowaniu dotacji i przy realizacji danego zadania, a także inne elementy umowy podlegają kontroli ze strony gminy jako dotującego.
2. Określa się poniższy sposób wykonywania kontroli realizacji zleconych zadań:

   1. Uprawnionymi do wykonywania merytorycznej kontroli realizacji zadań zleconych są osoby wyznaczone przez Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino, nominowane w umowie z dotowanym podmiotem, będące dysponentami tej części budżetu, z której płatna jest dotacja. W szczególnych przypadkach Burmistrz może powołać doraźny zespół kontrolujący.

   2. Uprawnionymi do wykonywania kontroli pod względem finansowym są służby finansowo-księgowe właściwych jednostek organizacyjnych gminy.
   3. Kontrolujący ma prawo do sprawowania kontroli wstępnej (przed realizacją zadania), bieżącej (w trakcie realizacji zadania) i następnej (po zakończeniu całości lub części realizacji zadania) w każdy wybrany przez siebie i prawem dozwolony sposób, w tym poprzez analizę sprawozdań i rozliczeń.
   4. Kontrolujący ma obowiązek wykonywać czynności kontrolne i zdawać z tych kontroli sprawozdania Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino.
   5. Kontrolowany ma prawo być powiadomionym o zamiarze przeprowadzenia kontroli z wyprzedzeniem 3-dniowym oraz składać w trakcie kontroli wszelkie wyjaśnienia, jakie uznaje za istotne dla przebiegu i oceny wyników kontroli.
   6. Kontrolowany ma obowiązek udostępnić kontrolującemu wszelką dokumentację źródłową, inne materiały i dokumenty oraz miejsca i rzeczy istotne dla przebiegu kontroli. Odmowa udostępnienia i współdziałania z kontrolującymi jest równoznaczna z obowiązkiem niezwłocznego zwrotu otrzymanej dotacji - zgodnie z § 9 pkt 4.
3. Zbiorcze sprawozdanie z realizacji zadań zleconych i wykorzystania udzielonych dotacji celowych (rozliczenie) Burmistrz Miasta i Gminy  Gryfino przygotowuje w formie suplementu do sprawozdania rocznego z wykonywania budżetu gminy, w terminie do 31 marca roku następującego po roku budżetowym, którego dotyczy. Sprawozdanie to jest jawne.

4. Dotacje wypłacane są nie wcześniej niż 1 5 stycznia każdego roku budżetowego.

§12. Jeśli dotowany podmiot złożył na następny rok budżetowy ofertę, która zostanie uznana za najkorzystniejszą i zostanie z nim zawarta odpowiednia umowa, a następnie nie wykona swoich obowiązków związanych z dotacją z poprzedniego roku budżetowego (wykorzysta dotację niezgodnie z przeznaczeniem, nie złoży sprawozdania lub rozliczenia, nie dotrzyma terminu) wówczas umowa na rok następny podlega rozwiązaniu, otrzymane już transze dotacji roku następnego podlegają zwrotowi z odsetkami jak dla zaległości podatkowych, a zlecenie realizacji zadania udzielane jest drugiemu w kolejności podmiotowi spośród tych, które złożyły we właściwym czasie ofertę.

§13.Traci moc uchwała Rady Miejskiej w Gryfinie Nr XXXV/464/01 z dnia 27.09.2001 r. w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na realizację zadań własnych gminy w drodze zlecenia. sposobu ich rozliczenia oraz sposobu wykonywania ich realizacji.

§14. Wykonanie uchwały powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy.

§15. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

PRZEWODNICZĄCY RADY

Jan Ragan

 

UZASADNIENIE DO PROJEKTU UCHWAŁY

Tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, zapewniając jawność postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenia. Rada Miejska w Gryfinie podjęła w tej sprawie pierwszą uchwałę, już w 1999 roku. Kolejne dwie zmiany uchwały w roku 2001 dyktowane były koniecznością uproszczenia a jednocześnie skonkretyzowania reguł przyznawania dotacji. Dotychczasowa praktyku stosowania uchwały ujawniła konieczność wprowadzenia kilku zmian w aktualnych uregulowaniach dotyczących kwestii przyznawania dotacji, w szczególności:

1. Uchwala uściśla zakres zadań własnych gminy, do których podjęta uchwała miałaby mieć zastosowanie. Proponowany w projekcie uchwały zakres spraw dotyczy pakietu zadań społecznych o charakterze niedochodowym.
2. Uchwala określa, nieprzewidziany dotychczas sposób i tryb odwołania od decyzji organu stanowiącego gminy ws. o udzielenie dotacji.
3. Wprowadzone zmiany umożliwiają realizowanie zadania przez kilka podmiotów na podstawie umowy wielostronnej pomiędzy tymi podmiotami.
4. Nowa uchwała także określa warunki, w których gmina może odstąpić od realizacji zadania.
5. Wprowadzone zmiany dotyczą także sposobu przekazywania kolejnych transz dotacji, m.in. umożliwiają stosowanie uproszczonego trybu przekazywania dotacji w wysokości do wysokości 10.000 zł, a w przypadku wyższych sum możliwość negocjowania wysokości poszczególnych transz.
6. Uchwala wiąże terminy posterowania o udzielenie dotacji z terminami dotyczącymi uchwalania budżetu gminnego.
7. Uchwala zmienia, wynikające ze stosownych ustaw, zapisy dotyczące kompetencji Zarządu na kompetencje Burmistrza.

Duża ilość zmian redakcyjnych sugeruje podjęcie nowej uchwały o dotacjach, a nie tylko aktualizacją poprzedniej uchwały.