Podstawa prawna
1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014r. prawo o aktach stanu cywilnego (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1378 ze zm. ).
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2111 ze zm.).

 I. WYMAGANE DOKUMENTY:
Odtworzenie treści polskich aktów stanu cywilnego

1. Wniosek wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z podaniem o odtworzenie aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski. (odtworzenia aktu urodzenia:   lub , odtworzenia aktu małżeństwa:   lub , odtworzenia aktu zgonu:   lub .
2. Dokument tożsamości.
   • dowód osobisty lub paszport
3. Dowody (przede wszystkim dokumenty) potwierdzające fakt powstania i treść aktu, który ma być odtwarzany,
4. Pełnomocnictwo - w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika   lub .

Odtworzenie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego

1. Wniosek wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z podaniem o odtworzenie aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski (odtworzenia aktu urodzenia:   lub , odtworzenia aktu małżeństwa:  lub , odtworzenia aktu zgonu:   lub ).
2. Dokument tożsamości.
   • dowód osobisty lub paszport
3. Dowody (przede wszystkim dokumenty) potwierdzające fakt powstania i treść aktu, który ma być odtwarzany. Akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w języku obcym, składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego w związku  z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. Nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego z dnia 8 września 1976 r.
4. Pełnomocnictwo – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika  lub .
5. Dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej (jeśli posiadała) w przypadku odtworzenia treści aktu zgonu.

II. OPŁATY:

1. Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego odtworzonego aktu stanu cywilnego – 39,00 zł.
2. Opłata skarbowa od złożenia pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

„Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie: Bank Pekao S.A. Oddział w Gryfinie nr 92 1240 2092 9600 5055 5555 5555.
lub w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, bezgotówkowo przy wykorzystaniu terminali płatniczych obsługiwanych przez pracowników Urzędu lub w samoobsługowym opłatomacie znajdującym się na parterze budynku urzędu.”
Oryginał dowodu wpłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć do wniosku lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Niezwłocznie, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy.

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 1 i nr 3, tel. 91-416-20-11 wew. 201, 203.
e-mail USC usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Zamieszczenie w rejestrze stanu cywilnego odtworzonego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego oraz wydanie jego odpisu zupełnego.
2. Decyzja odmawiająca odtworzenia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie odtworzenia treści zagranicznego aktu stanu cywilnego. Odwołanie wnosi się do Wojewody Zachodniopomorskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wniosek o odtworzenie treści  polskiego jak i zagranicznego dokumentu stanu cywilnego może złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której dokument potwierdzający zdarzenie dotyczy, lub inna osoba ze względu na interes prawny, lub osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.
2. Wniosek w sprawie odtworzenia treści zagranicznego aktu stanu cywilnego rozpatruje wybrany kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego podanie zostało złożone. Wniosek dotyczący odtworzenia polskiego aktu stanu cywilnego rozpatruje kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt stanu cywilnego lub jest właściwy do przechowywania księgi, w której akt był sporządzony.
3. W sytuacji odtwarzania treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, a jest brak oświadczenia małżonków  w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, oświadczenia takie małżonkowie mogą złożyć w składanym wniosku, albo w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał odtworzenia. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
4. W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza przysięgłego języka, którym ta osoba się posługuje.
5. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie,  w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)